# Eksik Belge Takibi

Sayfa: https://alidemirbas.com.tr/lab/journeys/eksik-belge-takibi

Belge eksik → e-posta → push → son SMS → tamamla veya manuel takip

## Amaç

Başvuru veya süreçte eksik belgeleri son tarihten önce tamamlatmak; eksik kalırsa kontrollü şekilde manuel takibe aktarmak.

Hedef: Kurtarma ve yeniden deneme · Kategori: İşlem, Teslimat & Destek

## Adımlar

- **Tetikleyici**: Eksik belge tespit edildi
- **Aksiyon**: E-posta: Eksik belgeler, yükleme talimatı ve son tarih
- **Bekleme**: 2–3 gün bekle
- **Karar**: Gerekli bütün belgeler tamam mı?
  - Evet: Belgeler tamam; süreç devam ediyor
  - Hayır: Push: Eksik belge hatırlatması
- **Aksiyon**: Push: Eksik belge hatırlatması
- **Bekleme**: 3–5 gün ya da son tarihe kadar bekle
- **Karar**: Gerekli bütün belgeler tamam mı?
  - Evet: Belgeler tamam; süreç devam ediyor
  - Hayır: SMS izni var mı?
- **Aksiyon**: SMS: Son tarihten önce son hatırlatma
- **Karar**: SMS izni var mı?
  - Evet: SMS: Son tarihten önce son hatırlatma
  - Hayır: Son tarihe kadar bekle
- **Bekleme**: Son tarihe kadar bekle
- **Karar**: Belgeler hâlâ eksik mi?
  - Evet: Manuel takip: destek, başvuruyu durdurma ya da kapatma
  - Hayır: Belgeler tamam; süreç devam ediyor
- **Devir**: Manuel takip: destek, başvuruyu durdurma ya da kapatma
- **Çıkış**: Belgeler tamam; süreç devam ediyor

## Koruma kuralları

- Tüm belgeler geldiğinde journey'yi durdur.
- Son tarihte süreci sessizce kapatmak yerine tanımlı manuel takibe aktar.

## Temel kural

Her hatırlatma hangi belgenin eksik olduğunu ve nasıl gönderileceğini açıkça söylemelidir.

## Ne zaman kurulmalı?

Başvuruların belirgin bir bölümü eksik belge yüzünden bekliyor ve son tarihe kadar tamamlanmadan kalıyorsa, destek biletlerinde de 'hangi belge eksik' soruları çoğalıyorsa bu journey'yi kurmanın zamanıdır. Kurulumdan önce başvuru durumunun eksik belgeleri ve gerçek son tarihi listelediğinden, yükleme ile kabul olaylarının ayrı kaydedildiğinden ve e-posta, push, SMS izinlerinin ayrı tutulduğundan emin ol. Son tarihteki manuel takip yolunu (destek, bekletme ya da kapatma) önceden tanımla. Belgeler yükleniyor ama incelemede bekliyorsa ya da yükleme adımı hata veriyorsa önce onu düzelt; hatırlatma kullanıcıya aynı belgeyi yeniden yükletir.

## Nasıl kurulmalı?

- **Tetikleyici ve giriş**: Başvuru ya da süreçte eksik belge tespit edildiğinde journey başlar; kapsam tek başvurunun belge gerekliliğidir. Başvuruların rastgele seçilen bir bölümünü hatırlatma almayan kontrol grubu yap; bu grup da son tarihte aynı manuel takip kuralına bağlı kalır.
- **Kimler girmemeli**: Belgeleri tamam ya da kabul edilmiş başvuru girmez; aynı başvuru için ikinci akış açılmaz ve başka bir başvurunun eksiği bu kayda taşınmaz. Eksik belgesi ya da son tarihi net bilinmeyen başvurular da girmemeli; yüklenmiş ama incelemesi süren belge için yeniden yükle mesajı gönderme.
- **Zamanlama ve kanallar**: İlk e-posta eksik belgeleri, yükleme talimatını ve son tarihi söyler; 2 ila 3 gün sonra kontrol edilir, eksikse push gider. 3 ila 5 gün ya da son tarihe kadar beklenir; hâlâ eksikse ve SMS izni varsa son hatırlatma SMS ile gider. Beklemeler son tarihi aşmaz.
- **Çıkış ve devir**: Gerekli bütün belgeler tamamlandığı anda journey durur ve bekleyen hatırlatmalar iptal edilir. Son tarihe kadar beklenir; o anda belge hâlâ eksikse başvuru sessizce kapatılmaz, tanımlı manuel takibe (destek, başvuruyu durdurma ya da kapatma) devredilir. Tek çıkış belgelerin tamamlanmasıdır; süreç oradan devam eder.
- **Sıklık ve izin**: Üçten fazla hatırlatma gitmez: e-posta, push ve SMS, her biri kendi kanalının izniyle. Her mesaj bütün listeyi değil yalnızca eksik ya da reddedilmiş belgeyi ister. Manuel takibi devralan ekip eksik belgeleri ve destek, bekletme ya da kapatma kararını veren iş kuralını görmeli.

## Başarı nasıl ölçülmeli?

**Kontrol grubuna göre ek belge tamamlama oranı**: Eksik belgeli başvurularda asıl soru, hatırlatma alanların kontrol grubuna göre ne kadar daha fazlasının son tarihe kadar tamamlandığıdır; belgenin yüklenmesi ya da mesajın açılması tek başına tamamlanma değildir. Her iki gruba girişte alınan tüm başvurular içinde, aynı takip süresinde gerekli belgelerin tamamının önceden tanımladığın tamamlanma durumuna (örneğin kabul edilmiş) ulaştığı başvuruların payı; aradaki fark journey'nin katkısıdır. Teslim ya da tıklama durumu paydayı değiştirmez.

Ayrıca izle:

- **Yükleme oranı**: Atanan başvurular içinde eksik belgenin yüklendiği ama kabul kontrolünün sürdüğü payı ara adım olarak izle; tamamlanma yerine sayma.
- **Temas başına tamamlama**: E-posta, push ve SMS sonrasında tamamlanan başvuruları ayrı izle; SMS ek tamamlama getirmiyorsa o teması gözden geçir.
- **Manuel takibe devir oranı**: Son tarihte hâlâ eksik belgeyle manuel takibe giden başvuruların payı; journey grubunda bu pay kontrol grubundan düşük değilse hatırlatmalar destek ekibinin yükünü hafifletmemiştir.
- **Şikâyet, izin kapatma ve destek başvurusu**: SMS şikâyetlerini, push iznini kapatmayı, e-posta aboneliğinden çıkmayı ve 'belgeyi zaten yükledim' içerikli destek başvurularını izle; sonuncusu yükleme ile kabul durumunun karıştığını gösterir.

## Sonuç yorumlanırken nelere dikkat edilmeli?

- Kontrol grubu da aynı oranda belge tamamlıyorsa hatırlatmalar zaten belgesini getirecek kullanıcıyı öne almıştır; daha çok açılma ya da yükleme bunu telafi etmez. Manuel takibe devir oranı düşmüyorsa journey'yi genişletme.
- Bulduğun fark bu üç temasa, 2 ila 3 ve 3 ila 5 günlük beklemelere ve son tarihe bağlı kurguya özgüdür. Manuel takibe devredilen başvuru sonradan tamamlanırsa bunu destek ekibinin sonucu olarak yaz, journey'nin tamamlama oranına ekleme.
- Tamamlama oranları iki grupta birbirine yakınsa [örneklem büyüklüğü hesaplayıcısı](https://alidemirbas.com.tr/hesaplayicilar/orneklem-buyuklugu-hesaplama) mevcut tamamlama oranından ve yakalamak istediğin en küçük farktan kol başına kaç başvuru gerektiğini verir; bunu her gün giren başvuru sayısına böl ve o kadar gün bekle. Son tarihler uzunsa takip süresi de uzar, erken karar verme.

## Sık Sorulan Sorular

### Eksik belge hatırlatmasında hangi ayrıntılar bulunmalı?

Hangi belgenin eksik olduğunu, nasıl güvenli yüklenebileceğini ve gerçek son tarihi açıkla. Belge listesi güncel başvuru durumundan gelmeli. Her mesajda bütün belgeleri yeniden isteme. Başka başvuruya ait eksikliği bu kayda taşıma.

### Yüklenen belge tamamlanmış sayılır mı?

Yükleme ile gerekli belgenin geçerli ve kabul edilmiş olması farklıdır. Sürecin hangi durumla tamamlandığını önceden tanımla. Kabul kontrolü sürüyorsa kullanıcıya tekrar yükle demek yerine mevcut durumu göster. Sadece gerçekten eksik veya reddedilmiş belgeyi iste.

### Belge son tarihi dolduğunda otomasyon ne yapmalı?

Son güncel kontrolde hâlâ eksik varsa tanımlı manuel takip yoluna aktar. Destek, başvuruyu bekletme veya kapatma kararı iş kuralına dayanmalı. Bu örnekte 2–3 ve 3–5 günlük beklemeler son tarihle sınırlıdır. Geçmiş bir tarihe belge yetiştirme mesajı gönderme.